Regulamin

Regulamin współpracy i realizacji zamówień B2B

Utworzony 28.08.2014 r. (ostatnia modyfikacja: 12.08.2026 r.)

I. INFORMACJE OGÓLNE I SŁOWNICZEK

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu www.reflect.pl, składania i realizacji zamówień drogą elektroniczną lub za pośrednictwem Konsultanta, płatności, dostaw, reklamacji i zwrotów.
2. Sprzedawcą, usługodawcą i właścicielem serwisu jest Reflect Group Szymon Frieske, ul. Naramowicka 266C, 61-601 Poznań, NIP 9721087042, REGON 300258769, dalej „Reflect”.
3. Adres do korespondencji i zwrotów: Reflect Group Szymon Frieske, ul. Naramowicka 266C, 61-601 Poznań. E-mail: biuro@reflect.pl. Telefon: +48 605 142 222, od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00.
4. Rachunek bankowy: 25 1140 2004 0000 3802 4162 5357 (mBank).
5. Klient – wyłącznie przedsiębiorca lub inny podmiot niebędący konsumentem w rozumieniu Kodeksu cywilnego, posiadający NIP i zawierający umowę bezpośrednio w związku z działalnością gospodarczą albo zawodową. Reflect nie prowadzi sprzedaży konsumenckiej.
6. Towar – produkt prezentowany w serwisie Reflect albo oferowany w ramach indywidualnych ustaleń.
7. Usługa – w szczególności znakowanie, druk, haft, szycie, konfekcjonowanie, magazynowanie lub inna usługa określona w ofercie.
8. Zamówienie – oświadczenie Klienta zmierzające do zawarcia umowy sprzedaży Towaru lub wykonania Usługi.
9. Konsultant – osoba upoważniona przez Reflect do obsługi Zamówienia.
10. Usługi elektroniczne obejmują dostęp do informacji, kontakt, składanie i obsługę Zamówień, płatności online, reklamacje oraz – po odrębnej zgodzie – newsletter.

II. OFERTA, CENY I DOKUMENTY

1. Treści dostępne w serwisie Reflect nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, lecz zaproszenie do zawarcia umowy. Umowa zostaje zawarta po jednoznacznej akceptacji Zamówienia przez Reflect i Klienta.
2. Informacje o cenach, cechach i dostępności mają charakter poglądowy. Ostateczne produkty, usługi, ilości, ceny, podatki, rabaty, termin, płatność i dostawa wynikają z indywidualnej oferty, potwierdzenia Zamówienia lub umowy.
3. W razie rozbieżności pierwszeństwo mają indywidualnie uzgodnione warunki konkretnego Zamówienia.
4. Reflect może prowadzić rozliczenia w PLN, EUR lub USD, jeżeli zostanie to uzgodnione z Klientem.
5. Klient otrzymuje fakturę w formie elektronicznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym za pośrednictwem KSeF, gdy ma to zastosowanie. Warunkiem prawidłowego wystawienia faktury jest przekazanie kompletnych danych firmy i NIP.
6. Co do zasady realizacja następuje po opłaceniu proformy lub zaliczki. Reflect może indywidualnie przyznać odroczony termin płatności. Przy wewnątrzwspólnotowej dostawie Klient powinien posiadać aktywny numer VAT UE.

III. SKŁADANIE I REALIZACJA ZAMÓWIEŃ

1. Przed złożeniem Zamówienia Klient powinien zapoznać się z Regulaminem. Przy obsłudze przez Konsultanta link do Regulaminu przekazywany jest e-mailem, w ofercie, potwierdzeniu Zamówienia albo przy linku do płatności.
2. Kontakt jest możliwy przez formularz na stronie www.reflect.pl/kontakt.html, e-mail biuro@reflect.pl, indywidualny adres Konsultanta, telefon lub wizytę w siedzibie Reflect.
3. Warunkiem realizacji jest uzgodnienie wszystkich informacji: Towaru, ilości, kolorów, rozmiarów, techniki znakowania, dostawy, płatności oraz przekazanie kompletnych i prawidłowych plików. Klient odpowiada za treść materiałów, posiadane prawa i zgodność grafiki z prawem.
4. Po złożeniu Zamówienia Klient otrzymuje jego potwierdzenie i indywidualny numer.

A. Towar z asortymentu Reflect

1. Konsultant ustala potrzeby i parametry Zamówienia, a po otrzymaniu kompletnych danych przedstawia propozycję cenową – zwykle w terminie do 7 dni.
2. Klient akceptuje ofertę lub zgłasza uwagi, co do zasady w terminie 7 dni. Po akceptacji otrzymuje potwierdzenie oraz prośbę o płatność w terminie 7 dni, o ile nie uzgodniono inaczej. Brak płatności może zostać potraktowany jako rezygnacja.
3. Po spełnieniu warunków rozpoczęcia realizacji Klient otrzymuje wizualizację produkcyjną, co do zasady w ciągu 3 dni. Powinien ją zaakceptować lub zgłosić poprawki w ciągu 1 dnia roboczego. Opóźnienie akceptacji odpowiednio przesuwa termin realizacji.
4. Akceptacja wizualizacji oznacza zgodę na treść, układ, kolorystykę, rozmiar i umiejscowienie znakowania w granicach tolerancji technologicznych.

B. Towar powierzony przez Klienta

1. Po uzgodnieniu oferty, zapłacie i dostarczeniu Towaru do Reflect dokonywana jest ocena jakościowa, co do zasady w terminie do 7 dni. Reflect może odmówić znakowania Towaru, który nie nadaje się do wybranej technologii.
2. Klient odpowiada za zgodność, kompletność, jakość i przydatność Towaru powierzonego. Ryzyko wynikające z wad materiału, nieujawnionych właściwości lub wcześniejszego użytkowania Towaru obciąża Klienta.
3. Przy znakowaniu Towaru powierzonego dopuszcza się techniczny ubytek do 5 sztuk przy Zamówieniu do 100 sztuk oraz do 5% przy Zamówieniu powyżej 100 sztuk, o ile indywidualne ustalenia nie stanowią inaczej.
4. Po akceptacji wizualizacji Reflect potwierdza przyjęcie Zamówienia do realizacji i przewidywany termin.

C. Pozostałe zasady realizacji

1. Zamówienia Klientów spoza Polski realizowane są na podstawie indywidualnych ustaleń.
2. Reflect może odmówić realizacji lub ją wstrzymać w przypadku niedostępności Towaru, braku płatności, danych, plików lub akceptacji, nieodpowiedniej jakości Towaru powierzonego albo materiałów bezprawnych, obraźliwych lub naruszających prawa osób trzecich.
3. W miarę możliwości Reflect zaproponuje produkt zamienny lub częściową realizację. Niewykorzystana część zapłaty podlega zwrotowi.
4. Termin biegnie od spełnienia wszystkich warunków realizacji, w tym od akceptacji oferty i wizualizacji, przekazania prawidłowych plików, dostarczenia Towaru powierzonego i zaksięgowania wymaganej płatności.
5. Termin wskazany w ofercie jest przewidywany. Maksymalny termin realizacji wynosi 90 dni roboczych, chyba że indywidualna oferta, potwierdzenie Zamówienia lub umowa stanowi inaczej.

IV. WYSYŁKA I ODBIÓR TOWARU

1. Wysyłki realizowane są w dni robocze. Dostawa następuje przewoźnikiem wskazanym w Zamówieniu albo przez odbiór osobisty. Reflect nie odpowiada za godziny doręczenia zależne od przewoźnika.
2. Koszt dostawy ponosi Klient zgodnie z ofertą, chyba że strony uzgodnią inaczej.
3. Klient powinien przy odbiorze sprawdzić liczbę paczek, stan opakowania i widoczne uszkodzenia. W przypadku ubytku lub uszkodzenia transportowego powinien niezwłocznie sporządzić protokół z przewoźnikiem.
4. Podpisanie dokumentu odbioru potwierdza zgodność ilościową i brak widocznych uszkodzeń. Nie wyłącza zgłaszania wad ukrytych.
5. Z chwilą wydania Towaru Klientowi lub przewoźnikowi przechodzą na Klienta korzyści, ciężary i ryzyko przypadkowej utraty lub uszkodzenia, z uwzględnieniem odpowiedzialności przewoźnika i bezwzględnie obowiązujących przepisów.

V. FORMY PŁATNOŚCI

1. Reflect przyjmuje płatność przelewem bankowym, przez indywidualny link PayU, Tpay albo inną metodą uzgodnioną z Klientem.
2. Obsługę płatności online prowadzą odpowiednio PayU S.A. lub Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay). Przed płatnością Klient otrzymuje dane Zamówienia, kwotę, link do Regulaminu i indywidualny link płatniczy.
3. Płatność uznaje się za dokonaną po potwierdzeniu przez operatora lub zaksięgowaniu środków. Jeżeli status nie zostanie potwierdzony od razu, Klient powinien zaczekać na potwierdzenie lub skontaktować się z Reflect.

VI. REKLAMACJE I ZWROTY

1. Umowy są zawierane wyłącznie w obrocie B2B. Klientowi nie przysługuje konsumenckie prawo odstąpienia od umowy bez podania przyczyny.
2. Reklamację można zgłosić przez formularz reklamacyjny, e-mailem na biuro@reflect.pl albo pisemnie na adres Reflect, nie później niż 14 dni kalendarzowych od odbioru; wady ukryte należy zgłosić niezwłocznie po wykryciu.
3. Widoczne braki ilościowe i uszkodzenia powinny zostać zgłoszone niezwłocznie, najlepiej w ciągu 2 dni roboczych od odbioru, wraz z protokołem przewoźnika, jeżeli szkoda powstała w transporcie.
4. Zgłoszenie powinno zawierać dane firmy i osoby kontaktowej, numer Zamówienia lub faktury, opis zdarzenia, liczbę wadliwych sztuk, dokumentację zdjęciową i oczekiwany sposób rozwiązania.
5. Reflect odpowie na kompletne zgłoszenie w terminie 14 dni kalendarzowych. Informacja zostanie przesłana na adres e-mail wskazany w reklamacji.
6. Jeżeli ocena wymaga badań Towaru, Klient dostarczy go do Reflect. Brak udostępnienia Towaru może uniemożliwić rozpatrzenie reklamacji.
7. Reklamacja może dotyczyć wyłącznie wadliwej części Zamówienia.
8. O ile indywidualna specyfikacja nie stanowi inaczej, za wadę nie uważa się odchylenia cech Towaru (m.in. wymiaru, koloru, gramatury, gęstości, kroju, ilości lub składu) mieszczącego się w granicach ±5% ani odchylenia umiejscowienia, odwzorowania lub wymiaru nadruku mieszczącego się w granicach ±10%.
9. Różnice kolorystyczne pomiędzy partiami produkcyjnymi i naturalne właściwości materiałów nie stanowią wady, jeżeli mieszczą się w typowych tolerancjach technologicznych.
10. Odpowiedzialność Reflect wobec Klienta, z wyłączeniem szkody wyrządzonej umyślnie i przypadków, w których ograniczenie jest niedopuszczalne, nie obejmuje utraconych korzyści i jest ograniczona do wartości brutto danego Zamówienia.
11. Rękojmia w relacjach B2B obowiązuje przez 12 miesięcy od wydania Towaru, z wyjątkiem Towarów przecenionych, dla których może zostać wyłączona, jeżeli poinformowano o tym przed zawarciem umowy.
12. Zwrot niewadliwego Towaru albo anulowanie zaakceptowanego Zamówienia wymaga pisemnej zgody Reflect. Klient pokrywa koszty zwrotu oraz poniesione, nieodwracalne koszty zakupu, przygotowania i produkcji. Towary wykonane lub oznakowane według indywidualnej specyfikacji nie podlegają zwrotowi bez zgody Reflect.

VII. ZWROT ŚRODKÓW

1. Należne środki są zwracane w terminie do 14 dni od pozytywnego rozpatrzenia reklamacji albo anulowania Zamówienia lub jego części.
2. Zwrot następuje tą samą metodą, którą dokonano płatności, w tym przez PayU lub Tpay, chyba że Klient wskaże inną metodę, która nie generuje dodatkowych kosztów po stronie Reflect.

VIII. DANE OSOBOWE I PRYWATNOŚĆ

1. Administratorem danych osobowych jest Reflect Group Szymon Frieske, ul. Naramowicka 266C, 61-601 Poznań, NIP 9721087042, e-mail biuro@reflect.pl.
2. Dane są przetwarzane w celu przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy, płatności, dostaw, księgowości, reklamacji oraz dochodzenia lub obrony roszczeń, na podstawie umowy, obowiązku prawnego i prawnie uzasadnionego interesu administratora.
3. Dane mogą zostać przekazane operatorom płatności, w tym PayU S.A. oraz Krajowemu Integratorowi Płatności S.A. (Tpay), bankom, przewoźnikom, dostawcom IT, księgowości i uprawnionym organom – wyłącznie w niezbędnym zakresie.
4. Dane są przechowywane przez okres realizacji umowy, okres wymagany przepisami i okres przedawnienia roszczeń.
5. Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, w tym dostęp, sprostowanie, usunięcie lub ograniczenie, przeniesienie, sprzeciw i skarga do Prezesa UODO.
6. Szczegółowe zasady opisuje Polityka prywatności, stanowiąca integralną część Regulaminu.

IX. NEWSLETTER

1. Newsletter jest bezpłatną usługą świadczoną wyłącznie osobom, które dobrowolnie wyraziły odrębną zgodę i podały adres e-mail.
2. Z subskrypcji można zrezygnować w dowolnym momencie przez link umieszczony w stopce wiadomości.

X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Serwis Reflect wykorzystuje pliki cookies zgodnie z Polityką plików cookies i ustawieniami zgód użytkownika.
2. Regulamin jest dostępny bezpłatnie na stronie Reflect i może zostać zapisany lub wydrukowany.
3. Zmiany Regulaminu nie naruszają warunków Zamówień zaakceptowanych przed ich wejściem w życie. Do takich Zamówień stosuje się wersję obowiązującą w chwili ich akceptacji.
4. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny, RODO i przepisy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
5. Spory pomiędzy przedsiębiorcami będą rozpoznawane przez sąd właściwy dla siedziby Reflect, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
6. Regulamin w niniejszym brzmieniu obowiązuje od 12.08.2026 r.