Polityka prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 12 sierpnia 2026 r.

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisów internetowych dostępnych pod adresami https://www.reflect.pl/ oraz https://odoo.reflect.pl/, zwanych dalej łącznie „Serwisem”.

Serwis służy w szczególności do prezentowania oferty Reflect Group, obsługi zapytań, przygotowywania indywidualnych ofert i zamówień B2B, realizacji zamówień, obsługi reklamacji oraz udostępniania klientom możliwości dokonania płatności elektronicznej.

Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r., zwanym dalej „RODO”.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Reflect Group Szymon Frieske, ul. Naramowicka 266C, 61-601 Poznań, NIP: 9721087042, REGON: 300258769, zwany dalej „Administratorem” lub „Reflect Group”.

Kontakt z Administratorem jest możliwy:

pocztą tradycyjną: Reflect Group Szymon Frieske, ul. Naramowicka 266C, 61-601 Poznań,
pocztą elektroniczną: info@reflect.pl,
telefonicznie: +48 605 14 22 22, w dni robocze w godzinach 8:00–16:00.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

imię i nazwisko,
stanowisko oraz dane osoby reprezentującej firmę,
nazwę firmy, NIP, REGON i pozostałe dane identyfikacyjne przedsiębiorcy,
adres siedziby, adres korespondencyjny, adres faktury i adres dostawy,
adres e-mail i numer telefonu,
dane osoby wskazanej do kontaktu lub odbioru przesyłki,
informacje przekazane w zapytaniu, zamówieniu, reklamacji lub korespondencji,
dane dotyczące zamówienia, produktów, usług, dostawy, faktury i płatności,
numer zamówienia, numer faktury, kwotę i walutę płatności,
identyfikator oraz status transakcji płatniczej,
numer rachunku bankowego, jeżeli jest niezbędny do realizacji płatności lub zwrotu,
dane techniczne, takie jak adres IP, data i czas połączenia, rodzaj urządzenia, przeglądarka, system operacyjny oraz informacje zapisane w logach systemowych,
dane dotyczące sposobu korzystania z Serwisu – jeżeli użytkownik wyraził wymaganą zgodę na odpowiednie pliki cookies lub podobne technologie.

Reflect Group nie otrzymuje ani nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych podawanych na stronach operatorów płatności. Dane te są przetwarzane bezpośrednio przez właściwego operatora płatności.

4. Źródła danych

Dane osobowe otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, w szczególności podczas:

wysyłania zapytania lub formularza kontaktowego,
prowadzenia korespondencji e-mailowej lub telefonicznej,
przygotowywania i akceptowania oferty,
składania i realizowania zamówienia,
dokonywania płatności,
składania reklamacji,
zapisywania się na komunikację marketingową lub newsletter.

W przypadku klientów biznesowych dane mogą zostać przekazane również przez pracodawcę, współpracownika, osobę reprezentującą firmę albo inny podmiot uczestniczący w realizacji zamówienia.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

Obsługa zapytań, przygotowanie oferty oraz podjęcie działań przed zawarciem umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Zawarcie i wykonanie umowy, realizacja zamówienia, dostawy, płatności oraz obsługa posprzedażowa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Wystawianie i przechowywanie faktur, prowadzenie księgowości oraz realizacja obowiązków podatkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Obsługa reklamacji, zwrotów i zgłoszeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od charakteru zgłoszenia.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, zapobieganie nadużyciom, diagnozowanie błędów i prowadzenie logów technicznych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Prowadzenie wewnętrznych analiz, statystyk, kontroli jakości i usprawnianie obsługi – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Przesyłanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną – na podstawie dobrowolnej zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz odpowiednich przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej.
Analiza sposobu korzystania z Serwisu i prowadzenie działań reklamowych przy wykorzystaniu opcjonalnych plików cookies – na podstawie zgody użytkownika.

6. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w zakresie niezbędnym do przygotowania oferty, zawarcia umowy, realizacji zamówienia, dostawy, wystawienia faktury lub przeprowadzenia płatności może być konieczne. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić wykonanie określonej czynności.

Podanie danych w celach marketingowych jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość zawarcia lub realizacji umowy.

7. Płatności PayU

Jeżeli klient wybiera płatność obsługiwaną przez PayU, dane niezbędne do realizacji płatności mogą zostać przekazane spółce:

PayU S.A., ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań, KRS: 0000274399, NIP: 7792308495, REGON: 300523444.

PayU S.A. działa jako odrębny administrator danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją transakcji płatniczej, informowaniem o jej statusie, obsługą reklamacji dotyczących płatności oraz wykonywaniem obowiązków prawnych operatora płatności.

Do PayU mogą zostać przekazane w szczególności: imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu, dane zamówienia, kwota i waluta transakcji oraz informacje niezbędne do identyfikacji płatności.

Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych przez PayU znajdują się w dokumentach dostępnych na stronie https://poland.payu.com/.

8. Płatności Tpay

Jeżeli klient wybiera płatność obsługiwaną przez Tpay, dane niezbędne do realizacji płatności mogą zostać przekazane spółce:

Krajowy Integrator Płatności S.A., operatorowi systemu Tpay, plac Andersa 3, 17 piętro, 61-894 Poznań, KRS: 0000412357, NIP: 7773061579.

Krajowy Integrator Płatności S.A. działa jako odrębny administrator danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją transakcji płatniczej, przeciwdziałaniem oszustwom finansowym, wykonywaniem obowiązków wynikających z przepisów dotyczących usług płatniczych i przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz obsługą zgłoszeń dotyczących płatności.

Do Tpay mogą zostać przekazane w szczególności: dane kontaktowe płatnika, dane zamówienia, kwota i waluta transakcji, identyfikator płatności oraz inne informacje niezbędne do jej przeprowadzenia.

Szczegółowe informacje znajdują się w Polityce prywatności Tpay.

9. Pozostali odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

pracownikom i współpracownikom Administratora w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków,
dostawcom systemów informatycznych, hostingu, poczty elektronicznej, oprogramowania biznesowego i usług serwisowych, w tym podmiotom uczestniczącym w utrzymaniu systemu Odoo,
biurom rachunkowym, księgowym, doradcom podatkowym, prawnikom i audytorom,
bankom, operatorom płatności i innym instytucjom finansowym,
firmom kurierskim, pocztowym, transportowym, magazynowym i logistycznym,
dostawcom i podwykonawcom uczestniczącym w realizacji zamówienia,
podmiotom świadczącym usługi analityczne lub marketingowe – wyłącznie w zakresie zgodnym z udzielonymi zgodami,
organom publicznym uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i mogą przetwarzać dane wyłącznie zgodnie z instrukcjami Administratora, chyba że na podstawie przepisów prawa stają się odrębnymi administratorami.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy rozwiązań informatycznych, analitycznych, komunikacyjnych lub marketingowych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono wyłącznie na podstawie przewidzianych prawem zabezpieczeń, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innej podstawy dopuszczonej przez RODO.

11. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami lub niezbędny do ochrony przed roszczeniami.

Dane związane z zapytaniami i ofertami, które nie doprowadziły do zawarcia umowy, mogą być przechowywane przez okres niezbędny do obsługi zapytania oraz przez okres uzasadniony możliwością dalszego kontaktu biznesowego lub powstania roszczeń.
Dane związane z umową i zamówieniem przechowujemy przez okres realizacji umowy oraz do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
Dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa.
Dane związane z reklamacjami przechowujemy przez czas obsługi reklamacji oraz do upływu okresu przedawnienia związanych z nią roszczeń.
Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do momentu jej cofnięcia lub wcześniejszego ustania celu przetwarzania.
Logi techniczne i dane dotyczące bezpieczeństwa przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, wyjaśniania incydentów i ochrony przed roszczeniami.

12. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – w przypadkach określonych przez RODO – prawo do:

dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
sprostowania danych,
usunięcia danych,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego,
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Żądania dotyczące realizacji praw można przesyłać na adres info@reflect.pl.

Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator może prowadzić podstawowe analizy dotyczące zainteresowania ofertą oraz sposobu korzystania z Serwisu, w szczególności w celu dopasowania treści i komunikacji marketingowej. Działania te mogą być realizowane wyłącznie w zakresie zgodnym z udzielonymi zgodami i ustawieniami plików cookies.

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika.

14. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie. Mogą one zawierać identyfikatory internetowe i informacje, które w określonych sytuacjach mogą stanowić dane osobowe.

Stosujemy następujące kategorie plików cookies:

niezbędne – wymagane do prawidłowego i bezpiecznego działania Serwisu, obsługi sesji, formularzy, zamówień i płatności; mogą być stosowane bez dodatkowej zgody,
funkcjonalne – umożliwiają zapamiętanie wybranych ustawień użytkownika,
analityczne – pomagają analizować sposób korzystania z Serwisu i poprawiać jego działanie,
marketingowe – mogą być wykorzystywane do mierzenia skuteczności reklam i dopasowywania komunikacji marketingowej.

Pliki cookies inne niż niezbędne są stosowane po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika, jeżeli taka zgoda jest wymagana przez przepisy.

Brak zgody na opcjonalne pliki cookies nie uniemożliwia korzystania z podstawowych funkcji Serwisu, ale może ograniczyć niektóre funkcje dodatkowe.

15. Zarządzanie zgodą na cookies

Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić lub wycofać swoją zgodę na opcjonalne pliki cookies za pomocą ustawień dostępnych w Serwisie, jeżeli mechanizm zarządzania zgodami jest udostępniony, oraz poprzez ustawienia swojej przeglądarki.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.

Usunięcie lub zablokowanie niezbędnych plików cookies za pomocą ustawień przeglądarki może spowodować nieprawidłowe działanie części Serwisu, w szczególności formularzy, logowania, zamówień lub płatności.

16. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane osobowe przed utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem.

Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest to niezbędne do wykonania określonych zadań.

17. Odnośniki do zewnętrznych stron

Serwis może zawierać odnośniki do zewnętrznych stron internetowych, w tym stron operatorów płatności, banków, przewoźników i partnerów. Po przejściu na zewnętrzną stronę zasady przetwarzania danych określa jej właściciel lub operator.

18. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów, sposobu działania Serwisu, wykorzystywanych usług lub procesów przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji.